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伝達業務がうまくできない?○○○○で解決しよう!

2021.11.05

梅田事業所ブログ

こんにちは!

緊急事態宣言が明けたので、夜な夜な飲みに行っている猪原です!

皆さん、お仕事で指示や引き継ぎなどの伝達業務はうまくできていますか?

 

誰かと一緒に働いていれば、誰もが避けて通れない伝達業務ですが、難しく感じることはないでしょうか?

お願いしたいことを伝えるだけなのに、なぜか上手く伝わらない(汗)

上手く伝わったと思ったのに、伝えた内容と違っていた(汗)

みたいな感じで、伝達って本当に難しいですよね。

connectの模擬就労訓練(業務訓練)でも、同様のお悩みをよく聞きますので、今日はその解決策についてお伝えしたいと思います!

伝達業務は、○○○○で問題なし!

伝達業務で大切なことは、大きく分けて2点!

1つ目は「伝えるべきことを漏れ無く伝える」という点

2つ目は「進捗を確認する」という点です。

 

では、1つ目の「漏れなく伝える」という点ですが、ここで活用すべきが○○○○!!

 

答えは、皆さんご存知「5W1H」です。

①いつ

②どこで

③誰が

④何を

⑤なぜ

⑥どのようにする

のかを伝えれば「漏れのない伝達」はOKです!

 

例えばこんな感じ

 

①いつ→今日中に

②どこで→役所で

③誰が→あなたが

④何を→印鑑証明を

⑤なぜ→契約の為

⑥どのように→発行手続きをしてください。

 

という感じです。

どうですか?

やるべきことはもちろんのこと、その理由もしっかりあるので、目的意識も伝達できていますよね!

活用の注意点

ただし、一つ注意が必要です。

それは、5W1Hの順番!

例えば先程の内容を以下のように言い換えた場合で考えてみましょう。

⑥どのように→発行手続きをしてください。

④何を→印鑑証明を

③誰が→あなたが

①いつ→今日中に

②どこで→役所で

⑤なぜ→契約の為

 

どうですか?

意味は同じですが、伝達した際の印象がかわりませんか?

具体的には、最初に言われた言葉ほど印象深くないでしょうか?

今回の伝達であれば、「やるべきこと」が印象深く相手に伝わるはずです。

このような点からも、伝達の際には、

①伝達内容を5W1Hで整理

②最も印象に残ってほしい順番に並べ替える

という工夫をしてみると良いでしょう。

進捗を確認する

伝達がもれなくできたら、続いて2点目「進捗を確認する」を行いましょう。

当たり前でしょ?と思われるかもしれませんが、

伝達がスムーズであればあるほど、「問題無いな」と感じる為怠ってしまいがちなので、特に意識しましょうということです。

スムーズな伝達に潜む問題点に注意しよう!

例えば、さっきの指示を例に上げてみましょう。

「今日中に」という期日の指示がありましたが、 これは「役所の窓口が開いている時間内」という意味になりますよね。

もし自治体によって、窓口が開いている時間が違っていたらどうでしょう。

このような事も考えて、本当に間違いが起きないように伝達するなら、より具体的に(細かく)いうべきです。

ではなぜ、そういう風に言わなかったのか?

それは、「当たり前のことはあえて伝える必要がない」と人は思うからです。

このような考え方ができないと、なんでもかんでも具体的に伝えることになりますので、長ったらしい伝達ばかりとなり、相手にとってわかりにくくなるからです。

結果、一般的にはできるだけ端的に伝えようとするようになり、結果「当たり前」は省略されていきます。

このようなことから、相手に分かりやすい端的な表現で伝えられたとしても、自分の当たり前と相手の当たり前に違いがあれば、同じ結果に至らず、問題が起きるということがあるんです。

以上のことから、相手がしっかり理解できたかどうがは、やっぱり実行状況を確認、または報告してもらうという基本的な作業が必要になると思っておきましょう。

まとめ

伝達業務は本当に難しいですよね。

でも難しいからこそ、正確に伝わると楽しくなるのも伝達です。

※伝言ゲームみたいな(笑)

難しい業務ですが、基本に忠実に取り組んで、しっかりマスターしておきましょう!!